Manuál „Fakturácia ľahko
a prehľadne.“

Faktúra a jej náležitosti

Definícia hovorí, že faktúra slúži ako daňový doklad pre daňovníka alebo obchodného partnera. Na to, aby to tak naozaj bolo, musí spĺňať niekoľko nevyhnutných náležitostí.

• číslo faktúry - podľa zákona musí byť zachovaná postupnosť v rámci číselného radu a to rovnaká počas celého roka. Ak prvú faktúru vystavíte 10. 1. 2021, prvá faktúra bude mať číslo napríklad 2021001. Druhá faktúra musí mať teda číslo 2021002 a tak ďalej.

 Tip pre vás

Môžete si však vytvoriť aj viac číselných radov, ak chcete mať roztriedené faktúry napríklad podľa toho, či ste fakturovali na Slovensko (tuzemsko) alebo do zahraničia.

• identifikačné údaje dodávateľa (živnostníka) - meno, priezvisko, miesto podnikania, IČO a DIČ, prípadne aj IČ DPH ak ste platiteľom DPH a v neposlednom rade aj číslo podnikateľského účtu v tvare IBAN;
• identifikačné údaje odberateľa (zákazníka);
• forma úhrady (v hotovosti, bankovým prevodom, dobierka);
• dátumy (v hotovosti, bankovým prevodom, dobierka);

• dodania – dátum, kedy bola služba / tovar dodaná zákazníkovi
• vystavenia – dátum, kedy ste faktúru vystavili
• splatnosti – dátum, do ktorého má byť faktúra uhradená. Dátumy splatnosti sú v štandardnej dĺžke 7 alebo 14 dní. Minimálna dĺžka splatnosti nie je stanovená, čiže splatnosť môže byť aj 2 dni. Každý si dĺžku splatnosti faktúry môže určiť podľa vlastnej potreby, avšak podľa zákona nemôže presiahnuť dĺžku 60 dní. Dlhé splatnosti sa odporúčajú dávať len pri väčších objednávkach.

• názov a množstvo fakturovaných položiek - fakturované položky musia byť v súlade s predmetmi podnikania, ktoré máte ako SZČO vo svojom osvedčení o živnostenskom oprávnení
• celková suma na úhradu.

Digitálne fakturačné programy

Pre začínajúcu SZČO je veľmi vhodné používať digitálne fakturačné programy, pretože uľahčujú prácu. SZČO si nemusí vytvárať vlastný dizajn faktúr a programy mu pomôžu správne vystaviť hneď prvú faktúru, pretože obsahujú všetky potrebné údaje, ktoré faktúra musí obsahovať. Pri prvej faktúre cez fakturačný program stačí zadať identifikačné údaje, IBAN a aký chceme číselný rad.

Ako na vystavenie prvej faktúry v digitálnom fakturačnom programe

• zadáte svoje fakturačné údaje
• zadáte fakturačné údaje odberateľa
• nastavíte si číselný rad faktúr, napr. 2021001
• zvolíte variabilný symbol - ten tvoria iba čísla a zväčša je rovnaký ako číslo faktúry
• zadáte svoje číslo účtu, ideálne v tvare IBAN, na ktoré má zákazník faktúru uhradiť
• zvolíte dátum vystavenia a dátum dodania
• nastavíte dátum splatnosti podľa potrieb (maximálne 60 dní)
• zadáte názov položky, ktorú idete fakturovať spolu s množstvom a mernou jednotkou a tiež cenu za mernú jednotku
• uvediete zľavu v prípade, že ste sa na nej dohodli so zákazníkom
• viete pridať aj ďalšie položky podľa možností a potrieb – napríklad si do programu nahráte logo a podpis

Prehľad vo vystavených a uhradených faktúrach

Keď vám faktúru zákazník uhradí, jednoducho ju označíte v programe ako uhradenú. Fakturačný program vám umožňuje sledovať a získavať reporty o tom, koľko faktúr máte ešte neuhradených a naopak, koľko je už uhradených.

Pokiaľ vám zákazník nezaplatil v dátume splatnosti, môžete mu zaslať upomienku k danej faktúre emailom.

Základné funkcionality a výhody fakturačných programov

Aj úplne obyčajné a základné funkcionality digitálnych fakturačných programov vám vedia uľahčiť život:

• rýchle vystavenie faktúry bez potreby opakovaného ručného vypisovania mnohých údajov,
• faktúra s QR kódom na úhradu,
• odosielanie faktúr emailom,
• automatické vystavovanie pravidelných faktúr,
• automatické párovanie úhrad s faktúrami,
• vytváranie upomienok,
• evidencia objednávok a cenových ponúk,
• skladová evidencia,
• grafy a reporty (napr. vývoj fakturácie v čase)
• jednoduché stiahnutie všetkých faktúr hneď pripravených na odoslanie účtovníkovi