Elektronické faktúry

| 28.11.2023 | 5 min. čítania

Elektronické faktúry sú už v súčasnosti využívané nielen vo veľkých firmách, ale aj u menších podnikateľov. Prinášajú úsporu z hľadiska času aj nákladov. Aká je legislatívna úprava elektronických faktúr a na čo si dať pri ich vystavovaní pozor?

Čo je elektronická faktúra

Pojem faktúra, rovnako ako pojem elektronická faktúra, upravuje len zákon o dani z pridanej hodnoty (DPH).

Faktúrou je podľa tohto zákona každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej forme alebo elektronickej forme podľa zákona o DPH alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho vyhotovenie faktúry. Za faktúru sa považuje aj každý doklad alebo oznámenie, ktoré mení pôvodnú faktúru a osobitne a jednoznačne sa na ňu vzťahuje.

Elektronickou faktúrou je faktúra, ktorá obsahuje povinné údaje podľa zákona o DPH a je vydaná a prijatá v akomkoľvek elektronickom formáte. Elektronickú faktúru možno vydať len so súhlasom príjemcu tovaru alebo služby.

 

Môže ísť o faktúry ako štruktúrované správy, napríklad XML alebo iné typy elektronického formátu, najčastejšie e-mail s prílohou vo formáte PDF. O formáte rozhoduje podnikateľ, ktorý faktúru vystavuje. Dôležité je, aby bola vydaná aj prijatá v elektronickom formáte. Ak je faktúra vytvorená v papierovej forme, naskenovaná a poslaná a prijatá cez e-mail, takáto faktúra je elektronickou faktúrou. Pokiaľ je však faktúra vytvorená v elektronickom formáte, napríklad pomocou účtovného softvéru, a je poslaná a prijatá v papierovej forme, takáto faktúra nie je elektronickou faktúrou.

Podmienkou je, že s vydaním faktúry elektronicky musí odberateľ súhlasiť. Nie je však nevyhnutné mať súhlas vyjadrený písomne, v zmluve či e-mailom. Za súhlas sa považuje aj samotné spracovanie faktúry zo strany odberateľa alebo jej úhrada.

Výhody elektronických faktúr

Oproti klasickým papierovým faktúram majú elektronické faktúry viaceré výhody:  

• úsporu času – faktúra zaslaná e-mailom alebo sprístupnená elektronicky iným spôsobom je k dispozícii odberateľovi ihneď, 
• úsporu peňazí – neplatíte za tlač faktúry ani poštovné za jej odoslanie, môžete znížiť tiež náklady na archiváciu,
• šetrnosť k životnému prostrediu – ideálne je prejsť na elektronické účtovníctvo bez papierov celkovo,
• možnosť načítania (vyťaženia) elektronických dát z faktúry do účtovného softvéru, prípadne aj ich automatické zaúčtovanie,
• zlepšenie prehľadu, dostupnosti či vyhľadávania vo faktúrach v elektronickom archíve.

 

Náležitosti elektronickej faktúry

Náležitosti elektronickej faktúry upravuje niekoľko zákonov – primárne Obchodný zákonník, ktorý rieši obchodné dokumenty, ďalej zákon o účtovníctve zaoberajúci sa náležitosťami účtovných dokladov a špecificky zákon o DPH, ktorý stanovuje obsah a ďalšie podmienky konkrétne pre elektronickú faktúru.

Z pohľadu zákona o účtovníctve ide o tieto náležitosti účtovného dokladu (faktúry): 

• slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
• obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov, 
• peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva, 
• dátum vyhotovenia účtovného dokladu, 
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia, 
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.

 

Náležitosti faktúry z pohľadu zákona o DPH sú identické tak pre papierovú, ako aj elektronickú formu faktúry. Potrebné je riadne identifikovať obchodných partnerov, uviesť poradové číslo faktúry, dátumy, vyjadriť množstvo a cenu dodaného tovaru alebo služby, uviesť informácie týkajúce sa DPH a ďalšie slovné formulácie v špecifických situáciách (napr. prenesenie daňovej povinnosti).

Pri elektronických faktúrach je potrebné zabezpečiť požiadavky, ktorými sú vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia na uchovávanie faktúry.

Na tento účel možno využiť: 

• kontrolné mechanizmy podnikových procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby (týmito dokumentmi môžu byť zmluvy, objednávky, dodacie listy a pod.),
• kvalifikovaný elektronický podpis,
• elektronickú výmenu údajov (napr. vo formáte XML bez možnosti zásahu inej osoby),
• iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry (napr. umiestnením faktúry na bezpečnej webovej stránke dodávateľa, pričom odberateľ získa prístup k vystavenej faktúre použitím mena a hesla).

 

Podpisovanie elektronickej faktúry

Ako vidno z vyššie uvedených požiadaviek, kvalifikovaný elektronický podpis, ktorý má napríklad konateľ spoločnosti na svojom občianskom preukaze, je len jedna z možností, ako zabezpečiť súlad so zákonmi. 

Za elektronický podpis možno považovať čokoľvek, čo identifikuje podpisovateľa v elektronickom prostredí.

Podľa miery zabezpečenia a naplnenia zákonných požiadaviek sa rozlišuje, či ide o jednoduchý elektronický podpis (bez špeciálneho zabezpečenia a špeciálnej regulácie v zákone) alebo kvalifikovaný elektronický podpis (zabezpečený, zákonom zadefinovaný a uznávaný podpis využívaný najmä pri komunikácii s verejnou správou).

V prípade elektronických faktúr je na samotnom podnikateľovi, akým spôsobom faktúru zabezpečí, prípadne podpíše.

 

Podpísať elektronickú faktúru je tak možné aj vložením naskenovaného podpisu na faktúru či spôsobom overenia osoby prostredníctvom informačného systému, ak zodpovedná osoba za podpisový záznam využíva určitý osobný prístupový kód, meno, heslo alebo šifru. Osoba však musí byť jednoznačne identifikovateľná. Potrebné je zabezpečiť, aby iná osoba nemohla nijako do elektronickej faktúry zasiahnuť.

Zneužitiu a modifikácii faktúry je možné predchádzať tiež elektronickým podpisom, zdokonaleným elektronickým podpisom, kvalifikovaným elektronickým podpisom, elektronickou pečaťou, zdokonalenou elektronickou pečaťou alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ktoré sú pripojené k faktúre.

Elektronické faktúry a fakturačný systém

Niektorí, najmä menší podnikatelia, ešte stále vystavujú faktúry v Exceli či vo Worde, následne faktúru vyexportujú ako PDF súbor a tak zašlú svojmu odberateľovi. Oveľa častejšie však je použitie fakturačných systémov či aplikácií, vďaka ktorým je vystavenie faktúry oveľa rýchlejšie, odkiaľkoľvek (s internetom) a kedykoľvek. Znižuje sa tým tiež možná chybovosť pri vystavovaní faktúr.

Kvalitný fakturačný systém obsahuje vzory faktúr s profesionálnym vzhľadom, aj v cudzom jazyku alebo v cudzej mene, či s prednastavenými možnosťami výberu slovných formulácií a pod. Podnikateľ si tak môže byť istý, že faktúra je formálne vystavená správne a obsahuje všetky povinné náležitosti.

Ideálne je, ak sú napríklad údaje o odberateľovi vypĺňané automaticky z dostupných registrov, čím sa eliminujú preklepy v IČ DPH, a tým aj chyby v kontrolných výkazoch predkladaných daňovému úradu.

Faktúra sa dá obvykle poslať priamo z fakturačného softvéru alebo stiahnuť do PDF a zaslať ako príloha k bežnému e-mailu. 

Ďalšou užitočnou funkciou je export faktúr do účtovného softvéru bez potreby ich ručného prepisovania a grafické vyhodnotenie tržieb napríklad podľa odberateľov. Ak v systéme evidujete (alebo je možné doň importovať) aj platby, priamo v aplikácii vidíte prehľady uhradených či neuhradených faktúr (v splatnosti alebo po splatnosti). Je vhodné, ak okrem faktúr je možné vystavovať v systéme aj súvisiace doklady ako cenové ponuky, objednávky, dodacie listy, zálohové faktúry, ale napríklad aj upomienky.

Vzor elektronickej faktúry 

Ak sú dodržané povinné náležitosti faktúry, konkrétny vzor, resp. vizuál faktúry je na samotnom podnikateľovi. Inšpirovať vás môže aj náš vzor elektronickej faktúry, ktorý sme vyhotovili vo fakturačnej aplikácii.

Je vhodné, ak sú na faktúre uvedené aj ďalšie údaje ako dátum splatnosti faktúry, forma úhrady a číslo účtu pre úhradu bankovým prevodom (resp. QR kód pre jednoduchú úhradu jeho naskenovaním).

Automatizácia fakturácie 

Pri veľkom objeme vystavovaných faktúr, napríklad v e-shopoch, je namieste sa zaoberať aj otázkou automatického vystavovania faktúr. Výhodou je zníženie administratívnej a časovej záťaže na túto agendu. Ak sú procesy správne nastavené, faktúry sa generujú automaticky bez potreby manuálnych zásahov.

Následne sú importované do účtovného softvéru, čím sa znižujú aj náklady za prácu účtovníka. Prepojiť fakturačný a účtovný softvér je možné prostredníctvom tzv. konektorov, pomocou XML súborov či API rozhraní. Ak firma hľadá komplexné riešenie, na trhu je možné nájsť viaceré ERP systémy, ktoré dopomôžu k automatizácii firemných procesov. Najväčším prínosom ERP systému je, že všetky agendy je možné mať na jednom mieste – od objednávky cez sklad, fakturáciu, zaúčtovanie, spárovanie úhrady až po prepojenie na prepravné spoločnosti.

Tip pre vás:

Fakturačný softvér na 6 mesiacov bez poplatku 

Vyberte si fakturačný softvér od našich partnerov podľa vašich potrieb. Vystavujte cenové ponuky, faktúry či dodacie listy rýchlo, jednoducho a online. 

Zistiť viac

 

Tento článok bol pripravený v spolupráci s odborným portálom Podnikajte.sk.   

Naspäť