Digitalizácia účtovníctva

| 12.12.2023 | 5 min. čítania

Už takmer dva roky je legislatívne upravená možnosť vedenia účtovníctva elektronicky, na ktorú postupne prechádza čoraz viac podnikateľov. V čom spočívajú výhody digitalizácie účtovníctva, čo treba dodržať a aké praktické kroky je potrebné urobiť, aby sa firma zbavila množstva papierov a šanónov?

Legislatívna úprava digitalizácie účtovníctva

Dôležitým míľnikom v digitalizácii účtovníctva bola novela zákona o účtovníctve účinná od 1. januára 2022. Tá reflektovala na stále rastúci podiel elektronických účtovných záznamov v účtovníckej praxi (napr. elektronických faktúr).

Pre jednoznačnosť boli do zákona doplnené podmienky, ktoré je potrebné dodržiavať pri spracúvaní takýchto účtovných záznamov. Novela riešila predovšetkým nasledovné oblasti:

• upresnila a zjednodušila ustanovenia o listinnej a elektronickej podobe účtovného záznamu (napríklad dokladu),
• pridala možnosť skenovania pri transformácii účtovného záznamu z papierovej podoby do elektronickej,
• umožnila nahradiť vlastnoručný podpis akýmkoľvek elektronickým podpisom, ktorý umožní preukázateľnú identifikáciu osoby,
• upravila jednoznačne situácie, keď už nie je potrebné uchovávať listinný účtovný záznam, ak bol transformovaný na elektronický účtovný záznam.

Pri digitalizácii účtovníctva je však potrebné zohľadniť nielen zákon o účtovníctve, ale aj ďalšie právne normy. Pozornosť treba venovať napríklad zákonu o ochrane osobných údajov, zákonu o dani z pridanej hodnoty, zákonu o archívoch a registratúrach či zákonu o e-Governmente.

Zároveň je potrebné dodať, že zavedenie elektronizácie účtovníctva je pre firmy možnosťou, nie povinnosťou. Ak podnikateľ preferuje listinnú formu účtovníctva, nie je povinný prechádzať na elektronické.

Doklady je možné spracovávať, resp. uchovávať tiež kombinovane, teda v elektronickej aj listinnej podobe. Napríklad, vedenie účtovníctva v elektronickej podobe a vedenie mzdovej evidencie v listinnej podobe. Kvôli lepšiemu prehľadu a orientácii v účtovníctve ako celku je však praktickejšie postupne úplne zjednotiť podobu účtovných záznamov.

Aké sú výhody digitalizácie účtovníctva 

Oproti klasickému „papierovému“ účtovníctvu má digitálne účtovníctvo tieto hlavné výhody:  

• úsporu času a nákladov – pričom ide nielen o úspory papiera či nákladov na tlač dokladov, administratívnych nákladov týkajúcich sa rýchlejšieho a plynulého prenosu dokladov a dát od podnikateľa k účtovníkovi a naopak, ale aj možné zníženie nákladov na archiváciu,
• možnosť komunikácie a spracovania dokladov na diaľku – nie je potrebná fyzická prítomnosť účtovníka v kancelárii,
• zlepšenie prehľadu, dostupnosti či vyhľadávania v dokladoch v elektronickom archíve, ktoré sú dostupné online kedykoľvek,
• možnosť načítania (vyťaženia) elektronických dát do účtovného softvéru, prípadne ich automatické zaúčtovanie.

 

Elektronický účtovný záznam

Účtovný záznam je zákonom definovaný ako údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Účtovným záznamom sú napríklad faktúry, bločky a ďalšie účtovné doklady, účtovná závierka, odpisové plány, programová dokumentácia a ďalšie.

Elektronický účtovný záznam a listinný účtovný záznam sú z pohľadu zákona o účtovníctve rovnocenné.

Elektronický účtovný záznam je účtovný záznam:   

• ktorý je vyhotovený, prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom formát určuje vyhotoviteľ sám alebo po dohode s prijímateľom,
• vo forme naskenovanej listiny zaslanej elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu e-mailu,
• vyhotovený v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky (napr. interné účtovné doklady).

 

Zaslanie alebo sprístupnenie elektronického účtovného záznamu inej osobe, napríklad elektronickej faktúry odberateľovi e-mailom, musí byť vopred odsúhlasené, a to buď na základe písomnej dohody medzi oboma stranami, alebo potvrdeným súhlasom prijímateľa.

Za potvrdený súhlas sa však považuje aj informácia o akceptovaní účtovného záznamu, napríklad informácia o zaplatení požadovanej sumy na faktúre.

Požiadavky na listinný aj elektronický účtovný záznam

Pre listinnú, ako aj elektronickú podobu účtovného záznamu zákon o účtovníctve upravuje nasledovné tri požiadavky: vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu, alebo od okamihu prijatia alebo sprístupnenia účtovného záznamu až do ukončenia lehoty jeho uchovania, pričom táto povinnosť sa vzťahuje aj na prenos účtovného záznamu inej osobe.

Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu je zabezpečená, ak je vyhotoviteľ schopný preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovil, resp. prijímateľ je schopný preukázať, že prijatý účtovný záznam je od vyhotoviteľa. Prijímateľovi tak vzniká povinnosť formálnej kontroly identifikačných údajov vyhotoviteľa a existencie zmluvného vzťahu.

Neporušenosť obsahu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú (napríklad pri skenovaní). Doklady by sa napríklad nemali zasielať vo worde či inom textovom súbore, pretože nie je možné zabezpečiť, že nedošlo k zmene obsahu skutočností.

Čitateľnosť účtovného záznamu znamená, že obsah účtovného záznamu je čitateľný ľudským okom.

Zákon o účtovníctve ďalej upravuje, ako možno zabezpečiť vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu, a to: 

• podpisovým záznamom zodpovednej osoby (vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis, obdobný preukázateľný podpisový záznam umožňujúci jednoznačnú identifikáciu osoby – napríklad šifra, kód, znak),
• elektronickou výmenou údajov (výmena dát či dokumentov medzi počítačmi vo vnútri účtovnej jednotky aj voči externému prostrediu, ktoré prechádzajú procesom overovania, koordinácie, schvaľovania a zaúčtovania bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu),
• vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov (v rámci ktorého sú určené osoby zodpovedné za jednotlivé časti procesu spracovania účtovných záznamov; napríklad pri predaji tovaru môže ísť o postupnosť účtovných záznamov na preukázanie účtovného prípadu – od cenovej ponuky, objednávky cez dodací list, faktúru až po jej zaplatenie).

 

Digitalizácia účtovníctva v praxi

Digitalizácia účtovníctva v praxi je obvykle dlhší proces, ktorý prebieha postupne. Hlavným cieľom by mala byť snaha zdigitalizovať postupom času všetky oblasti účtovníctva. Ako prakticky na transformáciu účtovných záznamov, automatizáciu účtovníctva či archív v elektronickej podobe?

Transformácia účtovného záznamu

Pri transformácii účtovného záznamu ide o zmenu podoby účtovného záznamu, a to buď z listinnej formy do elektronickej, alebo naopak, pričom musí byť zachovaná neporušenosť aj preukázateľnosť tohto záznamu. Napríklad, ak vám príde papierová faktúra a vy ju prevediete do elektronickej formy.

Transformácia účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej sa môže vykonať: 

• zaručenou konverziou (v súlade so zákonom o e-Governmente) u notára či na vybraných poštách, pričom pri väčšom počte dokladov by šlo o pomerne nákladný spôsob, alebo
• skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme (formáty PDF, PNG, JPG, TIFF atď.) so zachovaním úplnosti účtovného záznamu, obsahovej a vizuálnej zhody, čitateľnosti celej plochy účtovného záznamu a neporušenosti obsahu.

 

Elektronický účtovný záznam sa považuje za preukázateľný a nie je potrebné uchovávať pôvodný účtovný záznam v listinnej podobe.

Spracovanie a zaúčtovanie dokladov automaticky

Na digitalizáciu účtovníctva nadväzuje automatizácia účtovníctva. Ide o proces, pri ktorom sa rutinné účtovné úkony automatizujú, teda dochádza k ich automatickému zaúčtovaniu. 

Môžeme hovoriť o tzv. vyťažovaní dokladov, predovšetkým faktúr, keď špeciálny softvér s využitím umelej inteligencie vyčíta a prepíše relevantné údaje (napr. číslo faktúry, dátumy, obchodného partnera, sumu) z príslušných dokladov do súboru, ktorý sa importuje do účtovného programu, prípadne nastáva tento proces priamo v programe.

Automatické spracovanie pokladničných dokladov prebieha vďaka QR kódu, ktorý je súčasťou každého bločku z e-Kasy. Aplikácia načíta údaje z dokladu (napr. dátum nákupu, dodávateľa, cenu) a zapíše ich do účtovného softvéru.

Automatizácia má množstvo výhod, medzi ktoré zaraďujeme najmä zníženie chybovosti, spracovanie väčšieho množstva dát za menej času, no predovšetkým úsporu nákladov na ľudskú prácu.

Orientácia zamestnancov potom nie je na manuálne nahadzovanie dokladov, ale viac na kontrolu, nastavovanie procesov či poradenstvo.

 

Spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie a elektronických účtovných záznamov

Účtovnú dokumentáciu je potrebné uchovávať počas doby stanovenej zákonom o účtovníctve – vo väčšine prípadov 10 rokov. Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči.

Akú formu dátového nosiča si firma zvolí, je na jej rozhodnutí. Môže to byť napríklad optický disk, USB kľúč, pamäťová karta, pevné disky, cloudové úložisko, archív priamo v účtovnom softvéri a podobne.

Potrebné je zvoliť bezpečné úložisko, ktoré je pravidelne zálohované.

V prípade kontroly je firma povinná zabezpečiť, aby účtovné záznamy bolo možné sprístupniť z elektronického dátového nosiča do podoby, ktorá je čitateľná ľudským okom.

Praktické rady pre elektronizáciu účtovníctva vo firme

Keď sa firma rozhodne pre digitalizáciu, nie je možné jednoznačne povedať, ako a s čím začať. Dôležité je urobiť si prehľad, čo je možné v pomerne krátkej dobe digitalizovať a automatizovať, vidieť prvé výsledky a postupovať ďalšími oblasťami. 

• Najjednoduchšími oblasťami digitalizácie a automatizácie v praxi je najmä automatické účtovanie bankových výpisov, vystavovanie elektronických faktúr, skenovanie a vyťažovanie dokladov či automatické účtovanie bločkov. 
• Dôležitým krokom pre kompletnú digitalizáciu účtovníctva je transformácia externých dokumentov do elektronickej podoby od objednávok cez prijaté faktúry až po digitálnu archiváciu účtovných záznamov. Nezabudnite, že digitalizáciu procesov v oblasti účtovníctva a jej rozsah je potrebné zakomponovať do svojej internej smernice.
• Dôležité je tiež používať účtovný softvér, ktorý „ide s dobou“ a ktorý v ideálnom prípade ponúka v rámci svojho portfólia riešenia vedúce k digitalizácii a automatizácii účtovníctva. 
• Pri elektronizácii je kľúčová IT bezpečnosť celého riešenia, keďže sa často digitalizujú citlivé dáta spoločnosti, prípadne aj osobné údaje zamestnancov.

Mnohé firmy sa digitalizácie stále boja. Je veľmi podstatné, aby s novými postupmi a digitálnymi riešeniami boli stotožnení aj zamestnanci. Ak sa však digitalizácia vykoná postupne a prinesie pozitívne zmeny pre všetkých, odpadať by postupne mal aj prvotný strach a obavy.

A rada na záver – ak si nie ste istí, nebojte sa obrátiť na odborníkov, ktorí vám s digitalizáciou a jej hladkou implementáciou do firmy pomôžu.

Tip pre vás:

Fakturačný softvér na 6 mesiacov bez poplatku 

Vyberte si fakturačný softvér od našich partnerov podľa vašich potrieb. Vystavujte cenové ponuky, faktúry či dodacie listy rýchlo, jednoducho a online. 

Zistiť viac

 

Tento článok bol pripravený v spolupráci s odborným portálom Podnikajte.sk.   

Naspäť